جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

قائمة مدة حفظ إدارة شؤون اعضاء هيئة التدريس والموظفين


- 2017/09/21

قائمة بمدة حفظ الوثائق في الجهات الحكومية

 

اسم أو موضوع الوثيقة

مدة الحفظ

 

وثائق توظيف السعوديين:

(أ) وثائق التوظيف على الوظائف الثابتة (المعتمدة) الخاضعة لنظام التقاعد (مدني – عسكري) ونظام التأمينات الاجتماعية:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار التعيين.

2- إشعار المباشرة.

 

 

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنتهاء الخدمة

 
 
 

المجموعة الثانية:

1- طلب توظيف.

2- مكاتبات حول التوظيف.

3- صور المؤهلات العلمية والعملية.

4- صور وثائق إثبات خدمة سابقة.

5- صور وثائق إثبات الشخصية.

6- التقرير الطبي.

7- شهادة حسن السيرة والسلوك.

8- محضر النجاح في المفاضلة أو المسابقة.

9- الإقرار النظامي لطالب التوظيف.

10- تبليغ التعيين.

11- أي وثيقة أخرى تتعلق بالتوظيف.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

(ب) وثائق التوظيف على البنود كبنود الأجور والتشغيل والصيانة الخاضعة لنظام التأمينات الاجتماعية:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط الكترونية):

1- عقد العمل.

2- قرار التعيين.

3- إشعار المباشرة.

4- عقود وقرارات التمديد.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنتهاء الخدمة

 

المجموعة الثانية:

1- طلب توظيف.

2- مكاتبات حول التوظيف.

3- صور المؤهلات العلمية والعملية.

4- صور وثائق إثبات خدمة سابقة.

5- صور وثائق إثبات الشخصية.

6- التقرير الطبي.

7- شهادة حسن السيرة والسلوك.

8- الإقرار النظامي لطالب التوظيف.

9- أي وثيقة أخرى تتعلق بالتوظيف.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنتهاء الخدمة.

 

 
 

(ج) وثائق التوظيف (التعاقد) على نظام الساعات أو الوظائف المؤقتة أو الأجر اليومي أو المكافآت المقطوعة:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية):

1- عقد العمل.

2- قرار التعيين.

3- إشعار المباشرة.

4- عقود وقرارات التمديد.

 

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنتهاء الخدمة.

 
 

المجموعة الثانية:

1- طلب توظيف.

2- مكاتبات حول التوظيف.

3- صور المؤهلات العلمية والعملية.

4- صور وثائق إثبات الشخصية.

5- صور إثبات خدمة سابقة.

6- التقرير الطبي.

7- شهادة حسن السيرة والسلوك.

8- أي وثيقة أخرى تتعلق بالتوظيف.

 

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط الكترونية):

1- عقد العمل.

2- قرار التعيين.

3- إشعار المباشرة.

4- قرارات وعقود التجديد.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنتهاء الخدمة

 

المجموعة الثانية:

1- طلب توظيف.

2- صور الشهادات العلمية والعملية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط الكترونية):

1- عقد العمل.

2- قرار التعيين.

3- إشعار المباشرة.

4- عقود وقرارات التجديد.

5- صور وثائق إثبات الشخصية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنتهاء الخدمة

 

المجموعة الثانية:

1-وثيقة اجتياز المقابلة الشخصية.

2- التقرير الطبي.

3- وثائق الاستقدام ونقل الكفالة.

4- أي وثيقة أخرى تتعلق بالتوظيف.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق العلاوات:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط الكترونية)

1- قرار علاوة سنوية.

2- قرار علاوة تشجيعية.

3- قرار علاوة الترقية.

4- أي علاوة أخرى.

 

10 سنوات من بداية السنة التالية لانتهاء الخدمة

 
 

المجموعة الثانية:

1- مكاتبات حول العلاوة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق الإجازات العادية:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- صورة من قرار التعويض عن الإجازة

2- بيان بالإجازات التي تم التمتع بها.

3- بيان برصيد الإجازات المستحق عنه التعويض.

10 سنوات من بداية السنة التالية لانتهاء الخدمة

 

المجموعة الثانية:

1- مكاتبات حول طلب الإجازة.

2- قرار منح الإجازة.

3- إشعار بداية التمتع بالإجازة.

4- إشعار مباشرة بعد الإجازة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق الإجازات الاستثنائية:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار منح الإجازة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- طلب الإجازة.

2- مكاتبات حول الإجازة.

3- إشعار مباشرة بعد الإجازة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق الإجازات المرضية.

1- مكاتبات حول الإجازة.

2- التقرير الطبي.

3- قرار منح الإجازة.

4- إشعار مباشرة بعد الإجازة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

الإجازات الأخرى: ومنها الاضطرارية – الدراسية – الرياضية – عدة الوفاة – الأمومة – الوضع – الإعانة ونحوها.

1- طلب الإجازة.

2- مكاتبات حول الإجازة.

3- قرار الإجازة.

4- إشعار المباشرة بعد الإجازة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لانتهاء الخدمة

 

وثائق الترقية:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار الترقية.

2- إشعار مباشرة بعد الترقية.

3- وثيقة إخلاء الطرف.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- مكاتبات حول الترقية.

2- بطاقة الترقية بالمدة.

3- تبليغ الترقية.

4- أي وثيقة أخرى تتعلق بالترقية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لانتهاء الخدمة

 

وثائق التنازل عن الترقية أو إلغاؤها:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط الكترونية)

1- قرار إلغاء الترقية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- المكاتبات المتعلقة بالتنازل أو الإلغاء.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق النقل:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار النقل.

2- إشعار مباشرة بعد النقل.

3- قرار طي القيد في حالة نقله إلى جهاز آخر.

4- وثيقة إخلاء الطرف.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- مكاتبات حول النقل.

2- تبليغ قرار النقل.

3- خطاب إرسال ملف الموظف للجهة المنقول إليها خارج الجهاز.

4- صورة بيان الخدمة.

5- أي وثيقة أخرى تتعلق بالنقل.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثيقة الأداء الوظيفي:

1- المكاتبات حول تدني مستوى الأداء الوظيفي.

2- تقويم الأداء الوظيفي.

3- خطاب الشكر.

4- أي وثيقة أخرى تتعلق بالأداء الوظيفي.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق الجزاءات:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- الأحكام أو القرارات المتعلقة بالمخالفات الإدارية أو المالية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- المكاتبات والإشعارات حول المخالفات الإدارية أو المالية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق الحسميات :

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار الحسميات

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية :

1- الإشعارات حول الغياب والتأخير.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق التكليف أو الندب:

المجموعة الأولى : (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار التكليف أو الندب.

2- تجديده أو إنهاؤه.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- المباشرة بعد انتهاء مدة التكليف أو الندب.

2- المكاتبات حول التكليف أو الندب.

3- أي وثيقة أخرى تتعلق بالتكليف أو الندب.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق الإعارة :

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار الإعارة.

2- قرار تجديد الإعارة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- المباشرة بعد انتهاء مدة الإعارة.

2- مكاتبات حول الإعارة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق المشاركة في المؤتمرات والندوات والحلقات العلمية.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق تمديد الخدمة:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- الأمر المتضمن الموافقة على التمديد أو قرار التمديد.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- المكاتبات حول تمديد الخدمة.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق إنهاء خدمة السعوديين:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار إنهاء الخدمة :

(استقالة – تقاعد – إلغاء الوظيفة – عجز صحي – فصل).

2- بيان الخدمة أو شهادة إثبات الخدمة.

3- شهادة إخلاء الطرف.

4- مضبظة المعاش التقاعدي.

5- نسخة وثيقة تصفية الحقوق.

6- تقرير طبي بالعجز الصحي.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق إنهاء خدمة السعوديين:

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار إنهاء الخدمة :

(استقالة – تقاعد – إلغاء الوظيفة – عجز صحي – فصل).

2- بيان الخدمة أو شهادة إثبات الخدمة.

3- شهادة إخلاء الطرف.

4- مضبظة المعاش التقاعدي.

5- نسخة وثيقة تصفية الحقوق.

6- تقرير طبي بالعجز الصحي.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

المجموعة الثانية:

1- مكاتبات حول إنهاء الخدمة.

2- مكاتبات حول تصفية الحقوق.

3- أي وثيقة أخرى تتعلق بإنهاء خدمة غير السعوديين.

4- مكاتبات حول تصفية الحقوق

5- مكاتبات حول تسوية التقاعد

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

وثائق إنهاء خدمة غير السعوديين (المتعاقدين):

المجموعة الأولى: (تصور على وسائط إلكترونية)

1- قرار إنهاء الخدمة (العقد).

( استقالة – انتهاء مدة العقد – عجز صحي – فصل)

2- شهادة أو بيان الخدمة.

3- شهادة خلو الطرف.

4- وثيقة تصفية الحقوق.

5- تقرير طبي بالعجز.

   

المجموعة الثانية:

1- مكاتبات حول إنهاء الخدمة.

2- مكاتبات حول تصفية الحقوق.

3- أي وثيقة أخرى تتعلق بإنهاء خدمة غير السعوديين.

 

 

وثائق تعديل الاسم أو المهنة:

المجموعة الأولى : ( تصور على وسائط إلكترونية).

1- قرار تعديل الاسم الصادر من الجهة المختصة.

2- صورة من البطاقة الشخصية بعد التعديل.

10 سنوات من بداية السنة التالية لإنهاء الخدمة.

 

صور وثائق صرف الاستحقاقات المالية (النفقات) :

1- صور وثائق بدل السكن.

2- صور وثائق بدل النقل.

3- صور وثائق بدل الترحيل.

4- صور وثائق بدل الإعاشة.

5- صور وثائق بدل المصاريف السفرية.

6- صور وثائق مكافأة عمل خارج الدوام.

7- صور وثائق التعويض عن الإجازات.

8- صور وثائق التعويض عن الخدمة

9- صور وثائق مكافأة نهاية الخدمة.

10- صور وثائق التعويض عن تذاكر السفر.

11- صور وثائق تذاكر السفر.

12- صور وثائق المكافأة التشجيعية.

13- صور وثائق مكافأة أعضاء المجالس أو الهيئات أو اللجان.

14- صور وثائق الرواتب ومسيراتها.

15- صور وثائق صرف بدل طبيعة عمل أو مناطق نائية أو ضرر أو خطر.

16- صور وثائق مكافأة مباشرة الأموال العامة.

17- أي صور لوثائق أخرى تتعلق بصرف مستحقات مالية.

8 سنوات من تاريخ إحالة المعاملة إلى مركز الوثائق.

 

سجل أو بطاقة التأدية (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

بطاقة الوظيفة (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

صور تشكيلات الوظائف الثابتة المعتمدة (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

صور تشكيلات وظائف بند العمال المعتمدة (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

وثائق إحداث الوظائف (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

وثائق رفع الوظائف (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

وثائق خفض الوظائف (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

وثائق إلغاء الوظائف (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

وثائق تحوير الوظائف (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

وثائق ترقيم الوظائف (تصور على وسائط إلكترونية).

17 سنة

 

شهادات إبراء الذمة للموظف (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

الهياكل والتنظيمات الإدارية المعتمدة. (تصور على وسائط إلكترونية)

5

 

الإجراءات الإدارية المعتمدة. (تصور على وسائط إلكترونية).

5

 

الأدلة التنظيمية. (تصور على وسائط إلكترونية)

5

 

الدراسات التنظيمية. (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

وثائق يتم بموجبها إجراء الدراسات والهياكل والأدلة التنظيمية والإجراءات.

1- طلب إعداد الدراسة.

2- توجيه صاحب الصلاحية بإعداد الدراسة.

3- نماذج الاستبيان وجمع البيانات ومكاتباتها.

4- الخطابات التي ترد معها الاستبيانات.

5- تحليل الاستبيانات ورصد النتائج.

6- مشروع مسودة الدراسة المعروضة على الجهة لأخذ رأيها.

7- العرض على صاحب الصلاحية للموافقة على الدراسة.

8- تبليغ الجهة بالدراسة بعد الموافقة عليها لتنفيذها.

9- أي وثيقة أخرى تتعلق بالدراسة.

18 سنة

 

وثائق دراسة تحديد احتياجات الوظائف في ميزانية الجهاز الإداري.

1-تعميم حول تحدي احتياج كل إدارة.

2- بيانات الوحدات الإدارية باحتياجاتها من الوظائف (إحداث ، تعديل ، إلغاء).

3- محضر مناقشة الطلبات مع المختصين بالميزانية في الجهاز.

4- البيانات النهائية لتحديد احتياج الجهاز الإداري.

5- أي وثيقة أخرى تتعلق بتحديد الاحتياج.

14 سنة

 

سجلات الوارد العام للجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

سجلات وارد مكتب رئيس الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

سجلات الصادر العام للجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

سجلات صادر مكتب رئيس الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

بيانات أو سجلات صادر القرارات في الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

سجلات الوارد الداخلي في الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

بيانات أو سجلات تسليم المعاملات الواردة.

14 سنة

 

بيانات أو سجلات تسليم المعاملات الصادرة.

14 سنة

 

بيانات البريد.

14 سنة

 

استمارات متابعة المعاملات.

14 سنة

 

صور من مسلسلات مكاتبات الصادر العام (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

صور من مسلسلات مكاتبات صادر رئيس الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

صور من مسلسلات قرارات صادر الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

صور من سجلات صادر الإدارات (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

صور من مسلسلات مكاتبات صادر الإدارات (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

كلمات كبار المسؤولين في الدولة التي تلغى في المناسبات أو اللقاءات الرسمية المحلية والدولية أو الأقليمية (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

خطة الجهاز الإداري الإعلامي (تصور على وسائط إلكترونية).

0

 

تصريحات كبار المسؤولين في الجهاز الإداري لوسائل الإعلام (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

وثائق ما يطلب نشره في وسائل الإعلام من الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

وثائق ما ينشر في وسائل الإعلام عن الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

الأنشطة الثقافية والاجتماعية والرياضية التي يقيمها الجهاز الإداري

14 سنة

 

مشاركة منسوبي الجهاز الإداري في الأنشطة الثقافية والاجتماعية والرياضية التي يدعون إليها.

14 سنة

 

المطبوعات والنشرات الإعلامية التي يصدرها الجهاز الإداري عن نشاطاته

14 سنة

 

البرامج الإذاعية أو التلفزيونية التي يعدها أو يشارك فيها الجهاز الإداري حول نشاطاته.

14 سنة

 

وثائق استقبال الضيوف وإسكانهم ، وإعاشتهم ، وتنقلاتهم

14 سنة

 

وثائق الحجوزات في الفنادق

9 سنة

 

وثائق الشكر والتهاني

9 سنة

 

مكاتبات الإعلانات في وسائل الإعلام المختلفة

9 سنة

 

مكاتبات حول الاشتراك في الصحف والمجلات

9 سنة

 

وثائق صيانة السيارات والمعدات

9 سنوات

 

وثائق مصروفات السيارات

9 سنوات

 

وثائق طلب تأمين السيارات

9 سنوات

 

وثائق تنظيم مواقف السيارات وتوزيعها.

9 سنوات

 

وثائق توزيع الأعمال على السائقين.

9 سنوات

 

وثائق أعمال نظافة المبنى والمرافق

9 سنوات

 

وثائق نقل الأثاث والمعدات المكتبية.

9 سنوات

 

وثائق تحديد أوقات المناوبة بين الحراس أو منسوبي الأمن.

9 سنوات

 

وثائق توزيع المناوبين.

9 سنوات

 

وثائق تقارير وملاحظات حراس الأمن.

9 سنوات

 

وثائق تأمين وسائل السلامة.

9 سنوات

 

وثائق صيانة وسائل السلامة.

9 سنوات

 

وثائق التقارير عن سلامة المبنى أو المرافق.

9 سنوات

 

وثائق تحديد احتياجات المبنى أو المرافق من وسائل الأمن والسلامة.

9 سنوات

 

الأنظمة المعتمدة. (تصور على وسائط إلكترونية)

0

 

الاتفاقيات الدولية المعتمدة (تصور على وسائط الكترونية)

0

 

اللوائح المعتمدة (تصور على وسائط إلكترونية)

0

 

السياسات الصادرة عن الجهاز الحكومي (تصور على وسائط إلكترونية)

0

 

القواعد والتعليمات التنظيمية (تصور على وسائط إلكترونية)

0

 

تفسيرات الأنظمة واللوائح والاتفاقيات (تصور على وسائط إلكترونية)

0

 

الدراسات والبحوث المعتمدة لإعداد وثائق نظامية (أنظمة ، لوائح ، اتفاقيات) (تصور على وسائط إلكترونية)

19 سنة

 

الاستشارات القانونية (تصور على وسائط إلكترونية)

19 سنة

 

الأحكام القضائية التي تخص الجهاز الحكومي عدا ما يثبت أملاك الدولة (تصور على وسائط إلكترونية)

19 سنة

 

إعداد أو مراجعة نصوص وصياغة الاتفاقيات أو المعاهدات ومذكرات التفاهم.

19 سنة

 

لائحة الادعاء أو الدفاع (تصور على وسائط إلكترونية)

14 سنة

 

مكاتبات إبرام العقد أو مراجعتها أو التصديق عليها.

14 سنة

 

مكاتبات حول طلب إعداد الدراسات والبحوث.

14 سنة

 

مكاتبات حول طلب الاستشارات القانونية.

14 سنة

 

مكاتبات حول طلب تفسيرات الأنظمة واللوائح والتعليمات.

14 سنة

 

مكاتبات حول المخالفات القانونية.

14 سنة

 

مكاتبات حول القضايا والمنازعات.

14 سنة

 

مكاتبات حول تحديد مواعيد الجلسات لدى الجهات القضائية.

14 سنة

 

التقارير الدورية عن نشاطات إدارة المتابعة وإنجازاتها (تصور على وسائط إلكترونية)

19 سنة

 

الملاحظات والتوجيهات التي قدمها إدارة المتابعة حول حالة معينة بالجهاز (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

مكاتبات مع هيئة الرقابة والتحقيق فيما يتعلق بالمخالفات التي تتم في الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

التحقيق في التهاون أو التقصير في أداء العمل (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

مكاتبات حول التحقيق في المخالفة الإدارية أو المالية ونتائج ذلك.

14 سنة

 

مكاتبات حول التحقيق في الشكاوى المقدمة لرئيس الجهاز والتحقيق فيها ونتائج ذلك.

14 سنة

 

التحقيق مع المتغيبين عن العمل.

14 سنة

 

مكاتبات حول متابعة الغياب ومراقبة مواعيد الدوام.

9 سنة

 

بيانات مواعيد الدوام (الحضور والانصراف).

9 سنة

 

أدلة تصنيف الوثائق (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

دليل ترميز الجهاز الحكومي وقطاعاته وفروعه (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

قوائم تقويم الوثائق ومحاضرها (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

قوائم الوثائق المرحلة ومحاضرها (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

بيانات ومحاضر إتلاف الوثائق. (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

إحصائيات الوثائق (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

فهارس الوثائق (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

كشافات الوثائق (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

المكاتبات التي تتم ومنها:

  1. مكاتبات التزويد بالوثائق.
  2. مكاتبات حيال الأعمال الفنية للوثائق من ترميز وتصنيف وفهرسة وترميم وتعقيم.
  3. الزيارات الميدانية لأعمال الوثائق.
  4. المكاتبات حيال ترحيل الوثائق.
  5. المكاتبات حيال تقويم الوثائق.
  6. المكاتبات حيال إتلاف الوثائق.
  7. المكاتبات حيال الاجتماعات مع مندوبي الجهات.

9 سنة

 

الخطة الخمسية المعتمدة للجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

الخطة السنوية المعتمدة للجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

تقارير عن الخطط السنوية للجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

تقارير عن الخطط الخمسية للجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

البرامج التنفيذية للخطة (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

تقارير البرامج التنفيذية للخطة (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

وثائق إجراء الدراسات التخطيطية (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

مكاتبات حول طلب معلومات تتعلق بإعداد الخطط السنوية أو الخمسية.

14 سنة

 

وثائق تحليل المعلومات وتصميم الأنظمة والبرامج الحاسوبية

9 سنوات

 

وثائق تشغيل وصيانة الشبكات.

9 سنوات

 

وثائق متابعة المشغلين والمستخدمين والمحللين.

9 سنوات

 

وثائق طلب تأمين أجهزة حاسوبية وخوادم.

9 سنوات

 

وثائق الضمان الخاص بالأجهزة والمعدات والخوادم.

9 سنوات

 

وثائق أدلة المستخدمين للبرنامج.

9 سنوات

 

وثائق أدلة مديري البرامج.

9 سنوات

 

وثائق طلب الترجمة

9 سنوات

 

وثائق إعادة المواد التي تمت ترجمتها.

9 سنوات

 

نسخ المواد التي تمت ترجمتها.

9 سنوات

 

مكاتبات حول التعاون مع مكاتب الترجمة.

9 سنوات

 

بيانات الإحصاءات النهائية لأعمال الجهاز الإداري (تصور على وسائط إلكترونية).

24 سنة

 

التقارير الإحصائية (تصور على وسائط الكترونية).

24 سنة

 

مكاتبات حول الاستفسار عن معلومات إحصائية.

9سنوات

 

البيانات الإحصائية الأولية التي يتم جمعها.

9سنوات

 

المكاتبات التي ترد من الجهات المرافق لها البيانات الإحصائية

9 سنوات

 

الاستمارات الإحصائية المبدئية.

9سنوات

 

وثائق إجراءات التشغيل والصيانة.

9 سنوات

 

وثائق الإشراف على أعمال التشغيل والصيانة ومراقبيها.

9 سنوات

 

وثائق تسليم وتسلم أعمال التشغيل والصيانة.

9 سنوات

 

وثائق تشكيل لجان أو فرق عمل لأعمال التشغيل والصيانة.

9 سنوات

 

وثائق طلب تأمين مواد ومعدات صيانة.

9 سنوات

 

وثائق طلب أو تعميد فنيين للقيام بأعمال الصيانة والتشغيل.

9 سنوات

 

بيانات بالمعدات والأجهزة التي يتم تشغيلها أو صيانتها.

9 سنوات

 

نسخ من خرائط ومخططات المبنى الذي تتم صيانته.

9 سنوات

 

نسخ من كتلوجات أو أدلة تشغيل وصيانة الأجهزة والمعدات.

9 سنوات

 

محاضر وتقارير أعمال الصيانة والتشغيل.

9 سنوات

 

شهادات الإنجاز الشهرية أو السنوية التي تقدم للمقاول أو للفني

9 سنوات

 

قوائم أسماء العاملين في التشغيل والصيانة من فنيين ومهندسين وعمال.

9 سنوات

 

وثائق التصاريح التي تمنح العاملين في التشغيل والصيانة.

9 سنوات

 

صور الوثائق الشخصية للعاملين في التشغيل والصيانة.

9 سنوات

 

مكاتبات حول إضافات أو تعديلات إنشائية للمكاتب أو مباني الجهاز الحكومي وفروعه.

9 سنوات

 

دراسة عمل إضافات أو تعديلات إنشائية لمكاتب أو مباني الجهاز الحكومي أو فروعه.

9 سنوات

 

مكاتبات حول الإشراف على عقود الصيانة والتشغيل

9 سنوات

 

مكاتبات التقارير الدورية عن عقود الصيانة والتشغيل

9 سنوات

 

وثائق توزيع خطوط الاتصالات

9سنوات

 

وثائق صيانة السنترال وخطوط الشبكة الهاتفية

9 سنوات

 

وثائق تحديد المستحقين للوحدات السكنية

9 سنوات

 

وثائق توزيع الوحدات السكنية

9 سنوات

 

وثائق تأمين احتياجات الوحدات السكنية من أثاث أو أجهزة أو نحو ذلك

9 سنوات

 

وثائق صيانة المباني السكنية

9 سنوات

 

وثائق استئجار وحدات سكنية

9 سنوات

 

الوثائق المتعلقة بحراسة المباني السكنية وأسماء الحراس

9 سنوات

 

وثائق تمليك العقار (تصور على وسائط إلكترونية)

24 سنة

 

المخططات الخاصة بالمبنى

24 سنة

 

صور عقود الإنشاء والشروط والمواصفات المتعلقة بالمبنى

24 سنة

 

وثائق تأمين أجهزة المطابع.

9 سنوات

 

وثائق صيانة أجهزة المطابع.

9 سنوات

 

وثائق تسلم وتسليم المواد المطبوعة ونسخ منها.

9 سنوات

 

وثائق مراجعة المواد المطبوعة.

9 سنوات

 

وثائق تأمين مواد الطباعة.

9 سنوات

 

نظام الفهرس المعتمد للمكتبة (تصور على وسائط إلكترونية).

9 سنوات

 

نظام الاستراجاع المعتمد (تصور على وسائط الكترونية)

9 سنوات

 

وثائق قوائم بالكتب المؤمنة للمكتبة (تصور على وسائط إلكترونية).

9 سنوات

 

فهارس المكتبة (تصور على وسائط إلكترونية).

9 سنوات

 

بطاقات الإعارة.

9 سنوات

 

بطاقات متابعة الإعارة.

9 سنوات

 

مكاتبات الإهداء للمكتبة.

9 سنوات

 

مكاتبات تأمين مصادر المعلومات للمكتبة.

9 سنوات

 

مكاتبات احتياجات المكتبة.

9 سنوات

 

القرارات الصادرة من المجالس والهيئات واللجان العليا (تصور على وسائط إلكترونية).

 

 

المحاضر الصادرة من المجالس والهيئات واللجان العليا (تصور على وسائط إلكترونية).

 

 

التوصيات الصادرة من المجالس والهيئات واللجان العليا (تصور على وسائط إلكترونية).

 

 

قرارات تعيين أعضاء المجالس والهيئات واللجان العليا (تصور على وسائط إلكترونية).

 

 

مكاتبات حول تعيين الأعضاء في المجالس والهيئات واللجان العليا (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

مكاتبات حول تشكيل اللجان الأخرى وفرق العمل الفرعية (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

قرارات تعيين أعضاء اللجان وفرق العمل الأخرى (تصور على وسائط إلكترونية).

9 سنوات

 

مكاتبات حول تحديد مواعيد الاجتماعات.

9 سنوات

 

وثائق المؤتمرات الاقتصادية والسياسية والأمنية والتجارية التي يترتب عليها التزامات على الدولة، وتتم بموافقة المقام السامي. ومنها:

  1. الموافقة على إقامة المؤتمر أو المشاركة فيه (تصور على وسائط إلكترونية).
  2. توصيات وقرارات المؤتمر (تصور على وسائط إلكترونية).
  3. أوراق العمل أو البحوث المقدمة للمؤتمر. (تصور على وسائط إلكترونية).
  4. كلمات المندوبين ومحاور المؤتمر. (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

وثائق المؤتمرات أو الندوات المهنية التي تقام لتبادل الخبرات والتجارب ونحو ذلك، ومنها:

  1. الموافقة على إقامة المؤتمر أو الندوة أو المشاركة فيها (تصور على وسائط إلكترونية).
  2. توصيات وقرارات المؤتمر أو الندوة (تصور على وسائط إلكترونية).
  3. أهداف عقد المؤتمر أو الندوة (تصور على وسائط إلكترونية).
  4. كلمات المتحدثين في افتتاح المؤتمر أو الندوة (تصور على وسائط إلكترونية).
  5. أوراق العمل أو البحوث المقدمة للمؤتمر أو الندوة (تصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

التقارير المتعلقة بما تم إنجازه في مجال التدريب أو الابتعاث السنوي (يصور على وسائط إلكترونية).

19 سنة

 

تقديرات حاجة الإدارات المتوقعة خلال الخطة المستقبلية في مجال تنمية القوى العاملة أو تدريبها ، وتشمل:

  1. طلب تحديد احتياجات كل إدارة.
  2. ردود الجهات بتحديد احتياجاتها السنوية.

14 سنة

 

التعاميم أو النشرات المتعلقة بالبرامج والدورات التدريبية.

14 سنة

 

وثائق الابتعاث للدراسة أو التدريب بالخارج:

  1. تعميم بطلب الترشيح.
  2. خطبا الترشيح من جهة المبتعث.
  3. نماذج الترشيح.
  4. محضر لجنة الترشيح.
  5. موافقة صاحب الصلاحية.
  6. نماذج الترشيح المعروضة على لجنة الابتعاث.
  7. قرارات الابتعاث (تصور على وسائط إلكترونية).
  8. مكاتبات مع الجهة المبتعث إليها الدارس.
  9. خطة الدراسة للمبتعثين.
  10. أي وثيقة أخرى.

14 سنة

 

وثائق الالتحاق بالدراسة أو التدريب بالداخل:

  1. تعميم بطلب الترشيح.
  2. خطاب الترشيح من الجهة.

14 سنة

 

  1. نماذج الترشيح.
  2. محاضر الترشيح.
  3. موافقة صاحب الصلاحية.
  4. خطاب موجه إلى الجهات التعليمية أو التدريبية بأسماء المرشحين.
  5. الرد بالموافقة على قبول المرشحين أو عدم القبول أو الاعتذار
  6. إشعارات حضور الدارس أو المتدرب.
  7. إشعارات غياب الدارس أو المتدرب.
  8. إشعارات غياب الدارس أو المتدرب.
  9. إشعار فصل الدارس أو المتدرب.

أي وثيقة أخرى تتعلق بالدراسة أو التدريب في الداخل.

 

 

 
جار التحميل