جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

قوائم مدد حفظ الوثائق المحاسبية


- 2017/09/21

قائمة بمدة حفظ الوثائق في الجهات الحكومية

م

اسم أو موضوع  الوثيقة

مده الحفظ

1

الحساب الختامي للجهاز الإداري

5 سنوات من بداية السنة الهجرية التالية لتاريخ صدور الميزانية

2

عينات مختارة من نماذج الوثائق المحاسبية.

-----.

3

عينات مختارة من وثائق السجلات والدفاتر المحاسبية.

-----.

4

عينات مختارة من وثائق مستندات تحصيل الإيرادات.

-----.

5

عينات مختارة من وثائق مستندات الصرف.

-----.

6

عينات مختارة من وثائق المشتروات والمبيعات والإيجار والإعاشة والعناية الشخصية.

-----.

7

عينات مختارة من وثائق الحسابات والمستندات المحاسبية ومكاتباتها.

-----.

8

عينات مختارة من وثائق الصحف والدوريات

-----.

9

عينات مختارة من وثائق الكهرباء

-----.

10

عينات مختارة من وثائق المياه والصرف الصحي.

-----.

11

عينات مختارة من وثائق البرق والبريد والهاتف.

-----.

12

عينات مختارة من وثائق المحروقات.

-----.

1

أصل أمر الدفع وصورته، أنموذج رقم (4)

4 سنوات

2

صور أمر القبض ، أنموذج رقم (1)

4 سنوات

3

صور إيصال استلام النقود، أنموذج رقم (2)

4 سنوات

4

صور إيصال تحصيل النقود، أنموذج رقم (2ت).

4 سنوات

5

أمر التحصيل.

4 سنوات

6

مستندات الأوراق ذات القيمة.

4 سنوات

7

كعوب الأوراق ذات القيمة.

4 سنوات

8

كعوب الشيكات.

4 سنوات

9

صورة كشف المتحصلات.

4 سنوات

10

صورة إشعار التوريد.

4 سنوات

11

صورة كشف المدفوعات.

4 سنوات

12

كعب الحوالة ، أنموذج رقم (5).

4 سنوات

13

طلب فتح اعتماد مستندي، أنموذج رقم (11).

4 سنوات

14

نسخة الإضبارة، أنموذج رقم (28).

4 سنوات

15

الجدول الشهري ، أنموذج رقم (20).

4 سنوات

16

إشعار استلام مبالغ مستقطعة من أمر اعتماد الصرف، أنموذج رقم (8)

4 سنوات

17

كشف استعاضة المنصرف من السلفة أنموذج رقم (10).

4 سنوات

18

الإقرار المالي (صرف مرتجع الرواتب والبدلات)، أنموذج رقم (16).

4 سنوات

1

دفتر اليومية العامة ، أنموذج رقم (14).

(يصور على مصغرات).

4 سنوات

2

السجل الإحصائي لحساب الأموال الخاصة، أنموذج رقم (12).(يصور على مصغرات).

4 سنوات

3

دفتر إيرادات الميزانية، أنموذج رقم (15).

(يصور على مصغرات).

4 سنوات

4

دفتر مصروفات الميزانية، أنموذج رقم (15).

(يصور على مصغرات)

4 سنوات

5

دفتر مفردات الأمانات ، أنموذج رقم (18).( يصور على مصغرات).

4 سنوات

6

دفتر إجمالي الأمانات، أنموذج رقم (17).(يصور على مصغرات).

4 سنوات

7

دفتر مفردات العهد، أنموذج رقم (18)، (يصور على مصغرات).

4 سنوات

8

دفتر إجمالي العهد، أنموذج رقم (19). (يصور على مصغرات).

4 سنوات

9

دفتر حساب الصندوق، أنموذج رقم (20). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

10

دفتر حساب أوامر الدفع، أنموذج رقم (21). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

11

دفتر الحوالات، أنموذج رقم (22). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

12

دفتر حساب المطلوبات، أنموذج رقم (23). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

13

دفتر حساب جاري وزارة المالية، أنموذج رقم (20). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

14

دفتر حساب المستحقات العامة، أنموذج رقم (23). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

15

دفتر الارتباطات، (دفتر مراقبة الاعتمادات)، أنموذج رقم (25). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

16

سجل حصر أوامر اعتماد الصرف، أنموذج رقم (7). (يصور على مصغرات).

4 سنوات

17

سجل مراقبة المشاريع، أنموذج رقم (27). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

18

دفتر يومية الصندوق، أنموذج رقم (3). (يصور على مصغرات)

4 سنوات

19

سجل مراقبة الضمانات البنكية، أنموذج رقم (24).

4 سنوات

20

سجل مراقبة الاعتمادات المخصص للفروع، أنموذج رقم (26).

4 سنوات

21

دفتر السلفة المستديمة، أنموذج رقم (9).

4 سنوات

1

مستندات أذون تسوية الإيرادات وما يرفق بها في إيصالات تحصيل واستلام النقود وأوامر القبض وما تشتمل عليه من بيانات وقرارات ومحاضر... ومنها:

1- تحصيل مبالغ الرسوم والجزاءات والغرامات.

2- تحصيل مبالغ المبيعات والإيجارات الحكومية.

3- تحصيل مرتجع الرواتب وبواقي الصناديق.

4- تحصيل الأقساط المستحقة عن القروض والمساكن.

5- استعادة المبالغ المصروفة.

4 سنوات

2

مستندات أذون تسوية حسابات المستحقات العامة التي تتم بين الأجهزة الحكومية.

4 سنوات

3

مستندات أذون تسوية حسابات العهد والأمانات.

4 سنوات

4

مستندات أذون تسوية الأخطاء المحاسبية.

4 سنوات

5

مستندات أذون تسوية الحوالات.

4 سنوات

6

مستندات أذون تسوية أوامر الدفع.

4 سنوات

7

صور من مستندات أذون التسوية ومرفقاتها.

4 سنوات

1

مستندات صرف الرواتب والأجور والبدلات المرتبطة بها ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- خلاصة عامة.

جـ- مسير رواتب.

د- صورة قرار التعيين.

هـ- صورة قرار التعيين.

و- أي وثائق أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

2

مستندات صرف المكافآت ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- كشف الاستحقاق.

جـ- القرار الذي يقرر الاستحقاق.

د- أي وثائق أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

3

مستندات صرف نفقات أجور شحن اللوازم والمعدات ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- الفواتير أو بوليصة الشحن.

جـ- التعميد بالشحن.

د- المطالبة بصرف الاستحقاق.

هـ- سند استلام اللوازم المنقولة.

و- أي وثائق أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

4

مستندات صرف أجور العقار ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- عقد الإيجار.

جـ- المطالبة بصرف الاستحقاق.

د- محضر صلاحية المبنى.

هـ- الإعلان.

و- صورة تقدير القيمة الإيجازية.

ز- صورة صك الملكية.

حـ- خطاب إحالة لجهة الصرف.

طـ- تعميد بالصرف.

ي- أي وثائق أخرى لازمة للصرف.

4 سنوات

5

مستندات صرف نفقات الحفلات والضيافات ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- التعميد.

جـ- المطالبة بالصرف.

د- الفواتير.

هـ- أي وثائق أخرى.

4 سنوات

6

مستندات صرف نفقات الكهرباء والمياه ومنها:

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- فواتير الاستهلاك.

جـ- المطالبة بالصرف.

د- خطاب إحالة لجهة الصرف.

هـ- سند استلام الاستحقاق.

4 سنوات

7

مستندات صرف نفقات الأبحاث والدراسات والاستشارات وخدمات مكاتب المهن الحرة ومنها:

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- التعميد.

جـ- المطالبة بالصرف.

هـ- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

8

مستندات صرف قيمة المواد التشغيلية والاستهلاكية ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- الفواتير.

جـ- عقود التأمين أو التوريد.

د- التعميد.

هـ- المطالبة بالصرف.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

9

مستندات صرف قيمة الأجهزة والمعدات المستديمة ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- الفواتير.

جـ- العقد.

د. التعميد.

هـ - المطالبة بالصرف.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

10

مستندات صرف رسوم الاشتراك في المنظمات الدولية ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- نسخة الانضمام للعضوية.

جـ- نسخة الموافقة على العضوية.

د- المطالبة بالصرف.

هـ الاستلام.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

11

مستندات صرف قيمة تذاكر الإركاب وأجور الشحن ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- التعميد.

جـ- القرار.

د- بوليصة التأمين.

هـ- المطالبة بالصرف.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

12

مستندات صرف قيمة عقود الصيانة والنظافة العامة ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- شهادة الإنجاز.

جـ- صورة العقد.

د- كشف بيان الاستحقاق.

هـ- المطالبة بالاستحقاق.

و- نسخة من شهادة الزكاة والدخل.

ز- خطاب الإحالة لجهة الصرف.

حـ- أي وثائق أخرى.

4 سنوات

13

مستندات صرف قيمة عقود صيانة الأجهزة والمعدات ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- تقارير الأداء.

جـ- كشف الاستحقاق.

د.- العقد.

هـ- المطالبة بالصرف.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

14

مستندات صرف استحقاق التشغيل الطبي ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- تقارير الأداء.

جـ- كشف الاستحقاق.

د.- العقد.

هـ- المطالبة بالصرف.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

15

مستندات صرف قيمة عقود شراء الأجهزة الطبية والأدوية والمعدات العسكرية والذخائر ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- العقد.

جـ- الاستلام.

د.- المطالبة بالصرف.

هـ- التعميد.

و- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

16

مستندات صرف المبالغ المستحقة لقاء تنفيذ عقود المشاريع الحكومية ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- نسخة من العقد.

جـ- شهادة إنجاز.

د.- صورة من التعميد.

هـ- محضر استلام المشروع.

و- المطالبة بصرف الاستحقاق.

ز- بيان الاستحقاق (المستخلص).

حـ- نسخة من شهادة الزكاة والدخل.

ط- خطاب الإحالة لجهة الصرف.

ي- صورة من محضر تسليم الموقع.

ك- بيان المشروع.

ل- أي مستندات أخرى.

4 سنوات

17

مستندات صرف نفقات الاشتراك في الصحف والمجلات ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- قاتورة قيمة الاشتراك.

جـ- خطاب الاشتراك أو التجديد.

د- بيان بالجهات المشترك لها.

هـ - المطالبة بالصرف.

و- تفويض باستلام الاستحقاق.

ز- أي مستندات أخرى يتطلبها الصرف.

4 سنوات

18

مستندات صرف بدل المصاريف السفرية ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- قرار الانتداب.

جـ- الموافقة على الانتداب.

د- استمارة سير الانتداب.

هـ كشف بأيام انتداب الموظف.

و- مسير الاستحقاق.

ز- أية وثائق أخرى تتطلبها عملية الصرف.

4 سنوات

19

مستندات صرف التعويض عن تذاكر الإركاب ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- قرار تعويض إركاب.

جـ- صورة جواز السفر.

د- مسير الاستحقاق.

هـ- المطالبة بالتعويض.

و- أي مستندات أخرى يتطلبها الصرف.

4 سنوات

20

مستندات صرف المستحقات العامة (الاتصالات) ومنها:-

أ- أذن التسوية.

ب- فواتير الاستهلاك والرسوم.

خـ- خطاب المطالبة بالاستحقاق.

د- خطاب الإحالة لجهة الصرف.

هـ- أي مستندات أخرى لازمة لعملية الصرف.

4 سنوات

21

مستندات صرف مكافآت الطلاب ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- خطاب الإحالة لجهة الصرف.

جـ- محضر بصحة معلومات المسير.

د- مسير المكافآت.

هـ- أي مستندات أخرى تتطلبها عملية الصرف.

 

22

مستندات صرف نفقات الإعاشة ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- خطاب مطالبة بصرف الإعاشة.

جـ- محضر استلام الإعاشة الشهري.

د- البيان اليومي لاستلام وصرف الإعاشة.

هـ- بيان حضور وغياب مستحقي الإعاشة.

و- بيان استحقاق المتعهد بالإعاشة.

ز- نسخة من عقد الإعاشة.

حـ- خطاب إحالة لجهة الصرف.

ط- الخلاصة الشهرية للإعاشة.

ي- تفويض باستلام قيمة الإعاشة.

4 سنوات

23

مستندات صرف إعانة معوقين ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- خطاب إحالة للصرف.

خـ- مسير الإعانات.

د- قرار الإعانة.

هـ- خطاب تبليغ الإعانة.

و- سند استلام الإعانة.

4 سنوات

24

مستندات صرف إعانة مشروع تنمية ومنها:-

أ- أمر اعتماد الصرف.

ب- استمارة تخطيط المشروع.

جـ- الموافقة على المشروع.

د- محضر بتنفيذ المشروع.

هـ فواتير للمواد المؤمنة للمشروع.

و- سندات استلام للمبالغ المسلمة للعاملين.

4 سنوات

25

صور مستندات الصرف وصور مرفقاتها.

4 سنوات

1

وثائق الشراء المباشر ومنها:-

أ- طلب التأمين من قبل الجهة الطالبة.

ب- موافقة صاحب الصلاحية على الشراء المباشر.

جـ- إقرار من قبل المستودع بعدم وجود المطلوب شراؤه.

د- المطالبة بالصرف.

هـ- الفاتورة.

و- العقد.

ز- محضر استلام (استلام نهائي).

حـ- أية صور مستندات أخرى.

4 سنوات

2

وثائق الإعاشة ومنها:-

أ-الإعلان.

ب- محضر لجنة فتح المظاريف.

جـ- محضر لجنة فتح العروض.

د- كشف تفريغ أسعار.

هـ- ضمانات ابتدائية ونهائية.

و- خطاب ترسية.

ز- العقد.

حـ- أية مستندات أخرى.

4 سنوات

3

وثائق العناية الشخصية ومنها:-

أ- الإعلان.

ب- محضر فتح المظاريف.

جـ- محضر لجنة فتح العروض.

د- كشف تفريغ أسعار.

هـ- ضمانات ابتدائية ونهائية.

و- خطاب الترسية. (التعميد).

ز- العقد.

حـ- أية مستندات أخرى.

4 سنوات

4

وثائق استئجار العقار ومنها:-

أ- موافقة مبدئية من صاحب الصلاحية.

ب- إعلان استئجار.

جـ- محضر معاينة العروض.

د- مسح المبنى عن طريق مصلحة أملاك الدولة.

هـ- العرض على صاحب الصلاحية بعد مسح المبنى من قبل وزارة المالية والاقتصاد الوطني.

و- خطاب الموافقة من صاحب المبنى على قيمة الإيجار والإضافات والتعديلات.

ز- محضر استلام المبنى.

حـ- شهادة تصفية عن الهاتف والكهرباء والمياه.

ط- العقد.

ي- أية مستندات أخرى.

4 سنوات

5

صور مكاتبات حول المشتريات المؤمنة.

4 سنوات

6

صور مكاتبات الرجيع والمبيعات.

4 سنوات

7

صور مكاتبات ومستندات ملكية العقارات المستأجرة ومخططاتها.

4 سنوات

8

صور الوكالات.

4 سنوات

1

مكاتبات مع البنوك حول متابعة الحسابات المفتوحة لديهم.

4 سنوات

2

مكاتبات حول الأمانات أو العهد وإدخالها في الإيرادات أو صرفها لمستحقيها.

4 سنوات

3

مكاتبات حول تقدير الإيرادات والصرف منها.

4 سنوات

4

مكاتبات حول فقدان الشيكات والتعميم عنها.

4 سنوات

5

مكاتبات حول بعث أوامر الدفع واستبدالها بشيكات.

4 سنوات

6

المكاتبات حول مطابقات جاري الجهة مع الحسابات العامة بوزارة المالية والاقتصاد الوطني.

4 سنوات

7

المكاتبات حول الحساب الختامي للجهاز.

4 سنوات

8

مكاتبات حول تحصيل المبالغ غير المستحقة.

4 سنوات

9

مكاتبات حول فتح أو تعديل أو إلغاء الاعتمادات المستندية للاستيراد الخارجي.

4 سنوات

10

موافقة مؤسسة النقد على فتح الاعتمادات المستندية.

4 سنوات

11

مكاتبات مع شركات التأمين وعقودها.

4 سنوات

12

مكاتبات حول الضمانات البنكية (تقديمها، تمديدها، إنهاؤها، إلغاؤها).

4 سنوات

13

صورة من كشوف الاستعاضة.

4 سنوات

14

صورة من أمر الإعطاء.

4 سنوات

15

صور محاضر الاستلام والتسليم للصندوق.

4 سنوات

16

صور بيانات ومحاضر جرد الصندوق.

4 سنوات

17

صور مكاتبات بعث الشيكات للمستفيد.

4 سنوات

18

صور مكاتبات بعث الشيكات لمؤسسة النقد.

4 سنوات

19

صور بيانات أوامر الدفع التي صدرت لها شيكات.

4 سنوات

20

صور إيرادات فروع الجهة التي تم قيدها بالتسويات.

4 سنوات

21

صور بيانات مقبوضات ومدفوعات صندوق الجهاز الإداري.

4 سنوات

22

صور من أوامر الصرف والإقرارات المالية التي تصرف من الإيرادات.

4 سنوات

23

صور تسويات المستحقات العامة من الجهة والمؤسسات الحكومية وغيرها.

4 سنوات

24

صور الجدول الشهري.

4 سنوات

25

صور الحساب الختامي.

4 سنوات

26

صور مكاتبات السلفة ومنها:-

  • صور بيان المستلزمات المصروفة.
  • صور بيان المتبقي منها.
  • صور بيان إيصال التوريد للصندوق.
  • صور إيصال البيان الذي صرفت منه السلفة.

4 سنوات

1

مكاتبات حول طلب الاشتراك والكمية المطلوبة.

4 سنوات

2

مكاتبات حول تجديد الاشتراك المقرر.

4 سنوات

3

مكاتبات حول زيادة أعداد الاشتراك.

4 سنوات

4

مكاتبات حول انتهاء الاشتراك.

4 سنوات

5

مكاتبات حول المطالبة بقيمة الاشتراك.

4 سنوات

6

مكاتبات حول بعث شيكات تتضمن تسديد قيمة الاشتراك.

4 سنوات

7

مكاتبات حول الإعلانات الحكومية بالصحف والدوريات.

4 سنوات

8

مكاتبات حول الإشعار بتعديل قيمة الاشتراك

4 سنوات

9

مكاتبات حول نقص الأعداد أو عدم وصول الدورية وطلب التعويض عنها.

4 سنوات

1

مكاتبات بعث الشيكات التي تمثل المبالغ المستحقة للكهرباء.

4 سنوات

2

مكاتبات حول إيصال أو تأسيس الخدمة الكهربائية.

4 سنوات

3

مكاتبات حول الزيادة أو التخفيظ من أحمال الكهرباء أو فصلها.

4 سنوات

4

مكاتبات حول تسديد رسوم واستهلاك الكهرباء.

4 سنوات

5

مكاتبات حول استهلاك الكهرباء

4 سنوات

1

مكاتبات حول إيصال المياه أو الصرف الصحي.

4 سنوات

2

مكاتبات حول تسديد الفواتير أو الرسوم المستحقة.

4 سنوات

3

مكاتبات حول وجود أعطال أو تسربات بشبكة المياه أو العدادات المخصصة لها.

4 سنوات

1

مكاتبات حول تأسيس الخدمة الهاتفية أو التلكس.

4 سنوات

2

مكاتبات حول نقل الخدمة الهاتفية أو التلكس.

4 سنوات

3

مكاتبات حول الغاء الخدمة الهاتفية أو التلكس.

4 سنوات

4

مكاتبات حول إيصال خاصية الاتصال بالصفر الداخلي أو الدولي أو فصلهما.

4 سنوات

5

المكاتبات حول المطالبة بتسديد الفواتير أو الرسوم البريدية أو الهاتفية.

4 سنوات

6

مكاتبات حول وجود أخطاء في الفواتير أو الاستحقاق.

4 سنوات

7

صور مكاتبات وبيانات مستحقات الخدمات الهاتفية والبريدية.

4 سنوات

1

مكاتبات حول المطالبة بتسديد الاستحقاق.

4 سنوات

2

مكاتبات بعث الشيك بالمبلغ المستحق للمتعهد.

4 سنوات

3

مكاتبات حول تأمين المحروقات.

4 سنوات

4

مكاتبات حول استلام الشيك أو المبلغ.

4 سنوات

5

مكاتبات حول توزيع المحروقات.

4 سنوات

6

مكاتبات حول تجديد الكميات المطلوبة لكل سيارة.

4 سنوات

 

 

جار التحميل