جامعة أم القرى

جامعة أم القرى

وحدة الأرشفة الإلكترونية


- 2017/09/21

مهام وحدة الأرشفة الإلكترونية:

  1. أرشفة المعاملات الورقية بكافة أنواعها.
  2. إعداد مواصفات إدخال بيانات لكل نوع معاملة.
  3. بناء قائمة رؤوس الموضوعات الموحدة.
  4. بناء قاعدة بيانات للمعاملات وفق أنظمة الوثاق والمحفوظات.
  5. مطابقة المعاملات/ الوثائق التي تمت أرشفتها إلكترونياً مع الورقي.

إجراءات العمل :

  • رئيس قسم الأرشفة:
  1. الإشراف على الأرشفة الإلكترونية.
  2. إعداد مواصفات للبيانات في النظام الإلكتروني على حسب نوع المعاملة (القرارات/ التعاميم/ التقارير الطبية.. الخ).
  3. بناء قائمة بالكلمات التي تستخدم في وصف المعاملة أو الإشارة إلى المعاملة مثل (كلمة عقود/ كلمة تشغيل).
  4. تعريف النظام الإلكتروني على نوع المعاملة ومدة حفظها في الجهة ومدة حفظها في المستودع المركزي، وفق نظام الوثائق والمحفوظات.
  5. ترقيم المستودعات بالجامعة، بالتعاون مع وحدة الحفظ المركزي.
  6. تعريف النظام الآلي بأرقام المستودعات وأرقام الملفات التي يحفظ عليها المعاملة بعد أرشفتها وفق نظام الوثائق والمحفوظات.
  7. إعداد خطة للأرشفة وعدد العاملين لكل مشروع أرشفة والخطة الزمنية.
  8. إعداد تقارير بعدد المعاملات ومكان حفظها وما يحتويه كل مستودع.
  9. مراجعة الملفات الإلكترونية ومطابقتها مع المعاملات الورقية، بالتعاون مع موظف التدقيق.
  10. تسليم الملفات الورقية بعد تدقيقها إلى وحدة الحفظ المركزي.
  • مدقق الأرشفة:
  1. مراجعة البيانات الوصفية للمعاملات من ناحية الأخطاء الإملائية، واختيار الكلمات المفتاحية الصحيحة، واختيار رؤوس الموضوعات.. الخ.
  2. معاينة الملف الإلكتروني من درجة الوضوح وسلامة الرقمنة.
  3. وضع الختم الإلكتروني على المعاملات التي تؤرشف مع تاريخ الأرشفة بعد مطابقتها.
  4. تحديد صفحات الإشارة المرجعية للمعاملات الإلكترونية.
  5. حجب المعلومات المطلوبة عن ظهورها للمستفيدين بشكل العام، ويتم تحديدها مع رئيس قسم الأرشفة.
  6. جمع المعاملات الورقية المنتهية على حسب نوعها في الملفات المخصصة وتسليمها إلى رئيس قسم الأرشفة.
  • مؤرشف:
  1. استلام المعاملات الورقية وتجهيزها.
  2. التكشيف عن المعاملة هل تمت أرشفتها ومطابقة جميع الأوراق في حال وجودها بالشكل الإلكتروني.
  3. فرز المعاملات التي تحتاج إلى بيانات منسوبي الجامعة لربطها مع الملف الإلكتروني لبيانات منسوبي الجامعة.
  4. فرز المعاملات التي تحتاج إلى تصنيف، ويتم طباعة باركورد بالتصنيف ليتم أرشفتها حسب الباركورد.
  5. أرشفة جميع الأوراق ومعاينة الملف الإلكتروني بعد الأرشفة.
  6. إدخال البيانات الوصفية على حسب نوع المعاملة ورقم الملف ورقم المستودع ورقم الرف.
  7. إدخال الكلمات المفتاحية ورؤوس الموضوعات المناسبة للمعاملة.
  8. تسليم الملفات الورقية بعد الانتهاء منها إلى مدقق الأرشفة.
  9. إدخال البيانات الخاصة بحالة مراحل حياة المعاملة وفق نظام الوثائق والمحفوظات.

منسوبو الوحدة :

اسم الموظف

التحويلة

البريد الإلكتروني

محمد بن محسن بن حسن الصبحي 6784 [email protected]
عبدالقادر بن محمد بن عبدالقادر حسن العدني 5197 [email protected]
ثامر بن محمد بن مرضي الحربي   [email protected]
نشأت بن زيني بن حسن الزين 5032 [email protected]
محمد بن حسين بن عبدالغني فادن 5202 [email protected]
علا بنت خليل بن علي السمك 7408 [email protected]
هناء بنت محمد بن عبيد باعويضان 7401 [email protected]
جار التحميل