مهام وحدة الأرشفة الإلكترونية:
- أرشفة المعاملات الورقية بكافة أنواعها.
- إعداد مواصفات إدخال بيانات لكل نوع معاملة.
- بناء قائمة رؤوس الموضوعات الموحدة.
- بناء قاعدة بيانات للمعاملات وفق أنظمة الوثاق والمحفوظات.
- مطابقة المعاملات/ الوثائق التي تمت أرشفتها إلكترونياً مع الورقي.
إجراءات العمل :
- الإشراف على الأرشفة الإلكترونية.
- إعداد مواصفات للبيانات في النظام الإلكتروني على حسب نوع المعاملة (القرارات/ التعاميم/ التقارير الطبية.. الخ).
- بناء قائمة بالكلمات التي تستخدم في وصف المعاملة أو الإشارة إلى المعاملة مثل (كلمة عقود/ كلمة تشغيل).
- تعريف النظام الإلكتروني على نوع المعاملة ومدة حفظها في الجهة ومدة حفظها في المستودع المركزي، وفق نظام الوثائق والمحفوظات.
- ترقيم المستودعات بالجامعة، بالتعاون مع وحدة الحفظ المركزي.
- تعريف النظام الآلي بأرقام المستودعات وأرقام الملفات التي يحفظ عليها المعاملة بعد أرشفتها وفق نظام الوثائق والمحفوظات.
- إعداد خطة للأرشفة وعدد العاملين لكل مشروع أرشفة والخطة الزمنية.
- إعداد تقارير بعدد المعاملات ومكان حفظها وما يحتويه كل مستودع.
- مراجعة الملفات الإلكترونية ومطابقتها مع المعاملات الورقية، بالتعاون مع موظف التدقيق.
- تسليم الملفات الورقية بعد تدقيقها إلى وحدة الحفظ المركزي.
- مراجعة البيانات الوصفية للمعاملات من ناحية الأخطاء الإملائية، واختيار الكلمات المفتاحية الصحيحة، واختيار رؤوس الموضوعات.. الخ.
- معاينة الملف الإلكتروني من درجة الوضوح وسلامة الرقمنة.
- وضع الختم الإلكتروني على المعاملات التي تؤرشف مع تاريخ الأرشفة بعد مطابقتها.
- تحديد صفحات الإشارة المرجعية للمعاملات الإلكترونية.
- حجب المعلومات المطلوبة عن ظهورها للمستفيدين بشكل العام، ويتم تحديدها مع رئيس قسم الأرشفة.
- جمع المعاملات الورقية المنتهية على حسب نوعها في الملفات المخصصة وتسليمها إلى رئيس قسم الأرشفة.
- استلام المعاملات الورقية وتجهيزها.
- التكشيف عن المعاملة هل تمت أرشفتها ومطابقة جميع الأوراق في حال وجودها بالشكل الإلكتروني.
- فرز المعاملات التي تحتاج إلى بيانات منسوبي الجامعة لربطها مع الملف الإلكتروني لبيانات منسوبي الجامعة.
- فرز المعاملات التي تحتاج إلى تصنيف، ويتم طباعة باركورد بالتصنيف ليتم أرشفتها حسب الباركورد.
- أرشفة جميع الأوراق ومعاينة الملف الإلكتروني بعد الأرشفة.
- إدخال البيانات الوصفية على حسب نوع المعاملة ورقم الملف ورقم المستودع ورقم الرف.
- إدخال الكلمات المفتاحية ورؤوس الموضوعات المناسبة للمعاملة.
- تسليم الملفات الورقية بعد الانتهاء منها إلى مدقق الأرشفة.
- إدخال البيانات الخاصة بحالة مراحل حياة المعاملة وفق نظام الوثائق والمحفوظات.
منسوبو الوحدة :
