» الصفحة الرئيسية » الكليات » كلية الآداب و العلوم الإدارية للبنات بمكة المكرمة » وكالة الكلية لشئون الطالبات المنتسبات » مهام إدارة الإنتساب

مهـام إدارة الانتساب

تُعنى إدارة الانتساب باستقبال وإنهاء إجراءات الطالبات إداريًا وأكاديميًا منذُ قبولهن حتى تخرجهن. وتقوم بتحقيق المهام المنوطة بها من خلال الأقسام التالية :

1ـ  قسم شؤون الطالبات والإرشاد الأكاديمي .

2ـ قسم لجنة المعادلات .

3ـ قسم الامتحانات .

4ـ قسم ملفات الطالبات.

5ـ  قسم الشؤون الإدارية.

1ـ  قسم شؤون الطالبات والإرشاد الأكاديمي :

·                    استكمال إجراءات القبول و التسجيل و إدخال بيانات الطالبات المستجدات في بداية العام الجامعي .

·                    إتمام عملية التسجيل الطالبة لكل فصل دراسي حسب الخطة الدراسية.

·                    العمل على تطوير آلية التسجيل بحيث يتم التسجيل والحذف والإضافة في جدول الطالبة في الوقت المحدد وبيسر وسهولة.

·                    الاهتمام بالتوثيق الإلكتروني والورقي لسير الطالبة أكاديميًا خلال دراستها في الكلية.

·                    توفير المناهج و المقررات للطالبات المنتسبات بالكليـــة في بداية كل فصل دراسي.

·                    إعداد جداول اللقاءات و مفردات المناهج و جداول الساعات المكتبية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس .

·                    متابعة الامتحانات الشفهية و تنظيم الطالبات أثناء أداء الامتحان .

·                    تنفيذ جميع الإجراءات الخاصة بالطالبات المنتسبات من تأجيل، تحويل، إعادة قيد،اعتذار، سحب الملف.

·                    الإجابة عن استفسارات جميع الطالبات .

2ـ لجنة المعادلات:

·                    تحديد المرحلة والسنة الدراسية التي تقبل فيها الطالبة بصفة نهائية بعد المعادلة.

·                    تنفيذ ما يتعلق بشؤون المعادلات وقبول الطالبات .

·                    متابعة امتحانات المعادلات، والإجابة عن استفسارات الطالبات .

3ـ  قسم الامتحانات :

·                    تنظيم أعمال سير الامتحان ( تنظيم القاعات، توزيع القاعات والمراقبات في جدول الاختبارات النهائية، إعداد كشوف التوقيع ، تصوير أسئلة الامتحان)

·                    متابعة سير الاختبارات النهائية.

·                    المشاركة في التصحيح الآلي لأوراق الإجابة.

·                    رصد الدرجات واستخراج النتائج .

·                    تحرير السجلات الأكاديمية الدراسية النهائية وتصديقها وتسليمها للخريجات.

·                    تصديق الشهادات والوثائق الدراسية الصادرة من الكلية عند الطلب.

·                    حفظ الوثائق والسجلات المنظمة لذلك.

4ـ  قسم ملفات الطالبات:

·                    استلام ملفات الطالبات المقيدات من لجان القبول وحفظها

·                    إضافة الأوراق التي تقتضيها الحركة التعليمية للطلاب إلى ملفاتهم

·                    تسليم الطالبات أصول مستنداتهن عند انتهاء علاقتهن بالكلية بعد إحضارهن إخلاء الطرف من الجهات ذات العلاقة .

5ـ  قسم الشؤون الإدارية:

·                    إعداد الإحصائيات.

·                    إعداد التقرير السنوي الخاص بإدارة الانتساب.

·                    إرسال الخطابات الخاصة بالطالبات المنتسبات ( تأجيل، تحويل، إعادة قيد،اعتذار، سحب الملف...)

·                    تحديد احتياجات الإدارة من القوى البشرية والأجهزة ومتابعة توفيرها .

·                    متابعة الأعمال الإدارية ( تنظيم الإجازات ، التعاميم، المتابعة.....)