» العمادات » عمادة شئون الطلاب » التعليمات واللوائح التنظيمية » لوائح و أنظمة إدارة صندوق الطلاب » التحصيل و الصرف

مادة ( 13 ) :
يكون للصندوق حساب رئيسي في مؤسسة النقد العربي السعودي أو فروعها أو بأحد البنوك الوطنية في الأماكن التي لا يوجد بها فروع لمؤسسة النقد العربي السعودي تودع بها أرصدة و موارد الصندوق ، وذلك بموافقة مدير المؤسسة التعليمية و وزارة المالية و الاقتصاد الوطني ، مع جواز فتح حساب في بنك محلي للمصروفات الجارية للصندوق .
مادة ( 14 ) :
يجب أن بكون الصرف في حدود اعتمادات الميزانية التقديرية المعتمدة للصندوق .
مادة ( 15 ) :
لا يجوز صرف أي مبلغ من أموال الصندوق إلا بموجب مستندات أصلية معتمدة من صاحب الصلاحية وفقاً لأحكام هذه اللائحة ، و يجوز لمجلس الإدارة الترخيص بالصرف بصور المستندات أو بمستندات ( بدل فاقد ) بعد الحصول على موافقة ديوان المراقبة العامة بما لا يتجاوز مليون ريال ، مع عدم سابقة الصرف مع اتخاذ الإجراءات التي تحول دون الصرف في حالة ظهور المستندات الأصلية .
مادة ( 16 ) :
تتم جميع مصروفات الصندوق بشيكات مسحوبة على الحساب الجاري للصندوق بالبنك تحمل توقيعين لكل من رئيس مجلس الإدارة و المدير التنفيذي أو من يقوم مقامهما في حالة غيابهما ، مع مراعاة ما ورد في المادة الثامنة عشر من هذه اللائحة.
مادة ( 17 ) :
في حالة فقد شيك يجب إخطار البنك المسحوب عليه فوراً لوقف صرف الشيك و يتحمل المتسبب في فقده مصروفات النشر و غيرها التي يطلبها البنك و لا يتم سحب شيك جديد بدلاً من الشيك المفقود إلا بعد ورود إخطار من البنك يفيد بعدم صرف الشيك المفقود .
مادة ( 18 ) :
يجوز تخصيص سلفة مستديمة يحدد مبلغها مجلس الإدارة تستخدم لصرف المصروفات التشغيلية العاجلة اللازمة لتيسير أعمال الصندوق التي لا تزيد قيمتها على الألف ريال وفقاً للضوابط التالية :
1- يتم الصرف باعتماد المدير التنفيذي أو من يقوم مقامه .
2- عدم تجزئة المنصرف على غرض محدد بذاته بقصد صرفه من السلفة .
3- راجع المنصرف من السلفة من قبل مجلس الإدارة كل ستة أشهر ليتم تعديل مبلغها لتكون في حدود المتوسط المنصرف لهذه المدة .
4- يتم استعاضة المنصرف بموافقة رئيس مجلس الإدارة أو من يقوم مقامه كلما قاربت على النفاذ و يجب أن تقفل في نهاية السنة المالية و توريد المتبقي منها لحساب الصندوق .
5- يقوم المدير التنفيذي شهرياً و بشكل مفاجئ بجرد السلفة و مطابقة ذلك بما هو مقيد بالدفاتر .
مادة ( 19 ) :
يكون الصرف من الصندوق في حال القروض و الإعانات وفقاً للضوابط التالية :
1. تقديم طلب القرض أو الإعانات على النموذج المعد لذلك .
2. دراسة حالة الطالب و التنسيق في ذلك مع الجهات ذات العلاقة بما في ذلك الكلية و القسم .
3. تعرض الطلبات على مجلس الإدارة للبت فيها و تحديد مبلغ الإعانة أو مبلغ القرض و مدة سداده .
4. يجوز لرئـيس مجلس الإدارة في الحالات العاجلة صرف مبلغ لا يتجاوز ( 500 )ريال في حالة الإعانة و ( 1000 ) ريال في حال القرض على أن يعرض الأمر على مجلس الإدارة في أول جلسة للعلم والإحاطة
5. يتم تسديد القرض في الموعد المقرر وذلك بخصمه من مكافأة الطالب الشهرية على ألا يتجاوز ما يخصم شهرياً ( 25 % ) من قيمة المكافأة الشهرية و ذلك ما لم يقرر مجلس الإدارة خلاف ذلك .
6. عدم إخلاء طرف الطالب المقترض من المؤسسة التعليمية حتى يتم التأكد من سداده لكامل القرض .
7. يجوز بموافقة مجلس الإدارة بناء على توصية رئيس مجلس الإدارة إعفاء الطالب من سداد باقي القرض في الحالات الضرورية .
مادة ( 20 ) :
يكون الصرف من الصندوق لدعم الأنشطة الطلابية و تقديم الجوائز للمتفوقين فيها وفقاً للضوابط التالية :
1. يتقدم المسؤول عن النشاط بطلب إلى رئيس المجلس مشفوعاً بما يلي:
‌أ- الأنشطة التفصيلية و وقت تنفيذها .
‌ب- الميزانية التقديرية لتنفيذها مع إيضاح مبلغ التمويل من ميزانية المؤسسة التعليمية إن وجد و الدعم المطلوب من الصندوق .
2. التأكد من توفر المبلغ في ميزانية الصندوق تمهيداً لعرضه على مجلس الإدارة .
3. يجوز لرئيس مجلس الإدارة في حال الاستعجال و تقييمه للحالة صرف جزء من الدعم المطلوب قبل العرض على مجلس الإدارة على أن يعرض على المجلس في جلسته التالية لأخذ موافقته على ذلك على ألا يتجاوز المبلغ ( 20% ) من الدعم المطلوب .
4. يصرف المبلغ للمسئول عن النشاط سلفه مؤقتة بعد موافقة مجلس الإدارة .
5. يقدم المسئول عن النشاط المستندات المؤيدة للصرف وما يؤيد توريد ما قد يتبقى من السلفة لحساب الصندوق لرئيس مجلس الإدارة و تقفل خلال 15 يوماً من تاريخ انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله .
مادة ( 21 ) :
يكون الصرف من الصندوق لإقامة المشروعات الاستثمارية وفقاً للضوابط التالية
1) وجود جدوى اقتصادية للمشروع معتمدة من مدير المؤسسة التعليمية أو الوزير المختص .
2) أن يكون الاعتماد المختص للمشروع في ميزانية الصندوق يسمح بالصرف
3) أن يتم تنفيذها وفقاً لأحكام المادة (22 ) من هذه اللائحة .
4) أن يتم الصرف وفقاً لتقديم العمل بموجب المستندات المؤيدة لذلك بعد اعتمادها من مجلس الإدارة .