قائمة الروابط
من منطلق ان التخطيط للمستقبل وتخفيف العبء على ميزانية الدولة يجب أن يكون منهجنا ويجب أن نفكر بالعقلية التي تجعلنا نستخدم ( مثلث البناء الانساني : المال -الوقت -الجهد) استخداما امثلاً وبما ينسجم مع كافة مباديء الجودة الشاملة في اعمال المكاتب والسكرتارية ..
فقد اخذ مكتب امانة مجلس الجامعة على عاتقه منذ العام الجامعي (1424/1425هـ) تطبيق هذا "المبدأ الترشيدي" المهم في الكثير من اعماله وانشطته الادارية بعزمه على تحويل العمل من الاسلوب الورقي الى الاسلوب اللاورقي ( الكترو يديوي Electronic manual ) وذلك ايمانا من القائمين عليه بأن مثل هذه الانشطة الادارية الحيوية سيتحقق منها بإذن الله تعالى مايهدف اليه المبدأ المشار اليه وكذلك الوصول في قادم الايام الى تطبيق مايعرف بـ (المكتب اللاورقيpaperless office ) و تعتمد فكرته على الاستغناء عن كل ما هو ورقي وإحلاله بكل ما هو إلكتروني للوصول الى تطبيق متقن لمفهوم الادارة الالكترونية ... والتي تحتاج الى تكامل الكثير من الاجراءات الادارية داخل المنظومة الادارية بالجامعة ليكون الطريق ممهدا نحو مايعرف بالحكومة الالكترونية.
وقد بدأ مكتب الامانة في هذا النشاط اعتبارا من العام المشار اليه وذلك بتحويل جداول اعمال الاجتماعات من ورقية الى رقمية الكترونية ( الكترو يديوية Electronic manual ).
أ  |
بـ  |
ج ـ |
د  |
- تحويل اجتماعات المجالس التي تشرف عليها امانة مجلس الجامعة من الاجتماعات الورقية التقليدية الى الاجتماعات اللاورقية العصرية:
ان مكتب امانة مجلس الجامعة كان يستهلك ماقد يزيد عن 120000 مئة وعشرين الف ورقة خلال العام الجامعي الواحد(فقط لاجتماعات مجلس الجامعة والتي لايتجاوز عددها خلال العام الجامعي سبعة اجتماعات فقط ) ... ومثل هذا العدد واكثر لمجلس الهيئة الاستشارية...
ولشعور الامانة بان الرقم سيتزايدمع زيادة عدد اعضاء المجلس ، ولملاحظتها بأن النسخ الورقية للجداول كانت مرهقة ومزعجة لاعضاء المجلس حينما يتم اصطحابهم لها لحضور الاجتماعات... فقد كانت الجداول الورقية متضخمة وتقع في مجلدين او ثلاث ( المجلدالواحد يشبه في شكلة الى حدٍ ما ملفات حفظ المعاملات ذات المقاس الكبير المعروفة باللون الاسود والابيض) ..
ومن خلال النشاط المذكور اعلاه تمكن مكتب امانة المجلس ـ بتوفيق وفضل من الله عز وجل ثم بدعم ورعاية المسؤلين عنه ـ من تحويل اجتماعات مجلس الجامعة و مجلس الهيئة الاستشارية للجامعة من الاجتماعات الورقية التقليدية الى الاجتماعات اللاورقية العصرية ..
وبذلك فإن مكتب امانة مجلس الجامعة كوحدة ادارية من وحدات الادارة العليا بالجامعة بكون قد اسهم مع كافة الوحدات الادارية الاخرى في انجاح العمل بمبدأ الترشيد في استهلاك ( مثلث البناء الانساني : المال(الورق) -الوقت -الجهد)..
مما جعل لأحد اهم الشرائح المستفيدة من خدمات مكتب امانة مجلس الجامعة ، [وهي شريحة : أصحاب المعالي والفضيلة والسعادة رئيس واعضاء مجلس الجامعة و مجلس الهيئة الاستشارية للجامعة الموقرين] ان يكون لدى كل منهم جدول اعمال رقمي "الكترويدوي" ، يمكن لاي منهم الاطلاع عليه من اجهزة الكمبيوتر الشخصية من مكاتبهم من مقر وزارة التعليم العالي او مقرالامانة العامة لمجلس التعليم العالي بالرياض او من داخل مقرات الجامعة بمكة المكرمة او فروعها في المحافظات او من خارجها بأي مكان بالعالم وفي اي وقت "بما هو معروف 24/7 "... والامر نفسه حين انعقاد الاجتماعات داخل قاعة الاجتماعات .. حيث عملت امانة مجلس الجامعة بالتعاون مع عمادة تقنية المعلومات ، ومركز الوسائل وتقنيات التعليم بالجامعة"مشكورين" على تأمين وتوفير قاعة اجتماعات للمجلس على اعلى مستوى تقني وفني في جميع مقراته بالعزيزية سابقا وفي مقره الحالي بالعابدية .. ويتم من خلال ماتم تأمينه بها من اجهزة إستعراض جداول الاعمال، وكذلك الوصول الى المواقع الشخصية للاعضاء حين احتياجهم لذلك حين عقد الاجتماعات بما يضفي على الاجتماعات العليا اجواء حيوية ومريحة.
|
قاعةاجتماعات المجلس الحالية 1431هـ 2010م
|
| powered by web analytics website |