مكتب امانة مجلس الجامعة

أخبار مكتب امانة مجلس الجامعة

قائمة الروابط

» الصفحة الرئيسية » إدارات الجامعة » الادارات » مكتب امانة مجلس الجامعة » الأنشطة طباعة محتويات الصفحة

من منطلق ان التخطيط للمستقبل وتخفيف العبء على ميزانية الدولة يجب أن يكون منهجنا ويجب أن نفكر بالعقلية التي بها نوفر المال والوقت والجهد والتي تدعوا لها كافة مباديء الجودة الشاملة في اعمال ادارة المكاتب والسكرتارية .. فقد اخذت ادارة امانة مجلس الجامعة على عاتقها منذ العام الجامعي (1424/1425هـ) تطبيق هذا "المبدأ الترشيدي" المهم في الكثير من اعمالها وانشطتها الادارية ومن اهم تلك الانشطة تحويل العمل من الاسلوب الورقي الى الاسلوب اللاورقي ( الكترو يديوي Electronic manual ) وذلك ايمانا منها بأن مثل هذه الانشطة الادارية الحيوية سيتحقق منها بإذن الله تعالى مايهدف اليه المبدأ المشار اليه وكذلك الوصول الى تطبيق فكرة (المكتب اللاورقيpaperless office ) والتي تعتمد على الاستغناء عن كل ما هو ورقي وإحلاله بكل ما هو إلكتروني والتي تحتاج الى تكامل الكثير من الاجراءات الادارية داخل المنظومة الادارية بالجامعة ليكون الطريق ممهدا نحو مايعرف بالحكومة الالكترونية.
وقد بدات في هذا النشاط اعتبارا من العام المشار اليه وذلك بتحويل جداول اعمال الاجتماعات من ورقية الى رقمية الكترونية ( الكترو يديوية Electronic manual ).

- تحول اجتماعات المجالس التي تشرف عليها امانة مجلس الجامعة من الاجتماعات الورقية التقليدية الى الاجتماعات اللاورقية العصرية:
لقد كانت امانة المجلس تستهلك ماقد يزيد عن 120000 مئة وعشرين الف ورقة خلال العام الجامعي الواحد(فقط لاجتماعات مجلس الجامعة والتي لايتجاوز عددها خلال العام الجامعي سبعة اجتماعات فقط ) ومثل هذا العدد واكثر لمجلس الهيئة الاستشارية... ولشعور الامانة بان الرقم سيزايدمع زيادة عدد اعضاء المجلس ، ولملاحظتها بأن النسخ الورقية للجداول كانت مرهقة ومزعجة لاعضاء المجلس حينما يتم اصطحابهم لها لحضور الاجتماعات... فقد كانت متضخمة وتقع في مجلدين او ثلاث ( المجلدالواحد يشبه في شكلة الى حدٍ ما ملفات حفظ المعاملات ذات المقاس الكبير المعروفة باللون الاسود والابيض) ..
ومن خلال النشاط المذكور اعلاه تمكنت امانة المجلس من تحويل اجتماعات مجلس الجامعة و مجلس الهيئة الاستشارية للجامعة من الاجتماعات الورقية التقليدية الى الاجتماعات اللاورقية العصرية وهي مستمرة بهذا الاسلوب حتى الوقت الحالي..
وبذلك فإن امانة مجلس الجامعة كوحدة ادارية من وحدات الادارة العليا بالجامعة تكون قد اسهمت مع كافة زميلاتها من الوحدات الادارية الاخرى في العمل بمبدأ الترشيد في استهلاك الورق والجهد والوقت.
مما جعل لأحد اهم الشرائح المستفيدة من خدمات الامانة ،وهي شريحة:أصحاب المعالي والفضيلة والسعادة رئيس واعضاء مجلس الجامعة و مجلس الهيئة الاستشارية للجامعة الموقرين ان يكون لدى كل منهم جدول اعمال رقمي "الكترويدوي" ، يمكن لاي منهم الاطلاع عليه من اجهزة الكمبيوتر الشخصية من مكاتبهم من مقر وزارة التعليم العالي او مقرالامانة العامة لمجلس التعليم العالي بالرياض او من داخل مقرات الجامعة بمكة المكرمة او فروعها في المحافظات او من خارجها بأي مكان بالعالم وفي اي وقت "بما هو معروف 24/7 "، والامر نفسه حين انعقاد الاجتماعات داخل قاعة الاجتماعات .. حيث عملت امانة مجلس الجامعة بالتعاون مع مركز تقنية المعلومات والدعم الفني ومركز الوسائل وتقنيات التعليم بالجامعة"مشكورين" على تأمين وتوفير قاعة اجتماعات للمجلس على اعلى مستوى تقني وفني في جميع مقراته بالعزيزية سابقا وفي مقره الحالي بالعابدية .. حيث يتم من خلال ماتم تأمينه بها من اجهزة إستعراض جداول الاعمال، وكذلك الوصول الى المواقع الشخصية للاعضاء حين احتياجهم لذلك حين عقد الاجتماعات.