المهام » جامعة أم القرى

قائمة الروابط

» الصفحة الرئيسية » إدارات الجامعة » الادارات » مكتب امانة مجلس الجامعة » المهام طباعة محتويات الصفحة

الإشراف المباشر على فعاليات أي من اجتماعات مجلس الجامعة (1) أو الهيئة الاستشارية للجامعة(2) .
إعداد جداول أعمال مجلس الجامعة وجداول اعمال الهيئة الاستشارية للجامعة بدءاً من إعداد مذكرات العرض لكل معاملة مكتملة وانتهاءً بإخراج الجداول في شكلها النهائي (الالكتروني والورقي) .
الإشراف على تحميل جداول الأعمال الالكترونية الخاصة باجتماعات مجلس الجامعة على (السيرفرات) المخصصة بمجلس الجامعةقبل الاجتماعات بفترة كافية لاتقل عن خمسة ايام ليكون جميع اعضاء المجلس على اطلاع مسبق على محتوى الجداول قبل انعقاد الجلسات وليكون النقاش حين الاجتماعات مبنياً على دراية ومعرفة مسبقة لمن يكون لديه مداخلة او استفسار من اعضاء المجلس اثناء انعقاد الاجتماعات.
كتابة محاضر الجلسات .
إعداد خطابات إبلاغ قرارات تلك المحاضر إلى الجهات المعنية بالجامعة .
إعداد قرارات معالي مدير الجامعة التي تصدر لبعض المعاملات تفويضا عن مجلس الجامعة مثل قرارات التعيينات على الوظائف الاكاديمية ( معيد ، محاضر ، استاذ مساعد ، استاذ مشارك، استاذ ) وكذلك قرارات ابتعاث وتدريب منسوبي الجامعة ( قرارات التدريب في غيرمعهد الادارة العامة ) وتحرص امانة مجلس الجامعة في اعداد وانهاء قرارات المجلس هذه بما يتفق مع الهدف من تفويض صلاحيات مجلس الجامعة الى معالي المدير وهو : سرعة الانجاز ... بحيث يكون انجازها وانهائها لتصل الى الجهة المنفذه لها في مدة لاتتجاوز فترة 3 ـ 4 ايام فقط ، وهذا الامر ينطبق على كافة المعاملات التي تصل لامانة المجلس وهي مكتملة من كافة النواحي الاجرائية والنظامية ولايوجد فيها اي نقص.
اعطاء بعض الاراءعلى بعض المعاملات قبل عرضها على مجلس الجامعة او الهيئة الاستشارية بعد دراستهامن كافة النواحي القانونية ونصوص اللوائح الجامعية.
مهمة التصريحات الصحفيةعن مجلس الجامعة وعن مجلس الهيئة الاستشارية للجامعة ونشرها على موقع الجامعة الالكتروني فقط وكذلك تسليمها الى مندوبي ادارة العلاقات العامة لعمل اللازم لها.
حفظ وأرشفة كل المعاملات والمحاضر والقرارات التي تخص مجلس الجامعة ومجلس الهيئة الاستشارية للجامعة.

ملحوظة:
في الغالب المعاملات التي تعرض على مجلس الجامعة قد تأخذ وقتاً طويلاً وهي قيد العرض على مجلس الجامعة ، ليصدر بعد فترة طويله من وصولها الى مكتب امانة مجلس الجامعة قراراً من مجلس الجامعة يعالج مضمونها او يوافق على موضوعها كل بحسب نوعية المعاملة ، وذلك لأن مواعيد عقد الجلسات قد تكون متباعده خلال العام الجامعي الواحد فخلال كل شهر من شهور العام الدارسي قد تعقد جلسة واحدة للمجلس وبعدانعقاد الجلسات تتم بعض الاجراءات الاداريةمن كتابةالمحضر وتوقيعه ثم ارساله لمعالي رئيس مجلس الجامعة في وزارة التعليم العالي بالرياض.. لذلك يتم تأخر صدور القرارات التي تم اتخاذها حين عقد جلسات المجلس .

( 1 ) مجلس الجامعة رئيسه معالي وزير التعليم العالي ، ومعالي مدير الجامعة نائب رئيس المجلس ، واعضائه اصحاب الفضيلة والسعادة وكلاء الجامعة وجميع عمداء الكليات والمعاهد والعمادات المساندة بالجامعة .
( 2 ) مجلس الهيئة الاستشارية للجامعة رئيسه معالي مدير الجامعة واعضائه اصحاب الفضيلة والسعادة وكلاء الجامعة وجميع عمداء وعميدات الكليات والمعاهد والعمادات المساندة بالجامعة والمشرف العام على الادارة القانونية والمستشارين.( وهو مجلس تنسيقي استشاري لمناقشة ودراسة وعرض بعض الموضوعات التي تحتاج الى دراسة متأنية ووافية ومناقشات طويلة وذلك اما تهيئةً وتمهيداً لرفعها الى مجلس الجامعة أو لاتخاذ قرار إداري جماعي بعيدا عن القرارات الادارية المنفردة ).